Migrer ses process sur Notion
C’est inévitable : la croissance d’une entreprise ajoute de la complexité. Cette dernière se matérialise notamment par une augmentation des interactions avec davantage de collaborateurs, de clients, de partenaires, de transactions.
Lors d’une importante phase de croissance, tous les collaborateurs font face à un flow constant de problématiques qu’il convient de régler rapidement afin de répondre aux enjeux business.
Cette posture naturelle entraine bien souvent un déséquilibre d’ordre organisationnel. Concrètement, les process en place ne sont plus adaptés aux besoins actuels de l’entreprise. L’information peine à circuler efficacement.
Chacun perd un temps précieux dans la réalisation de tâches chronophages qu’une meilleure organisation pourrait faire disparaitre.
Pour rester productive, maintenir sa capacité d’innovation et saisir des opportunités, l’entreprise doit alors impérativement mettre à jour son cadre organisationnel. Pour ce faire, Notion est une solution privilégiée. Pour cause, cet outil de productivité tout-en-un très puissant permet :
- D’accéder rapidement et précisément aux informations souhaités
- De collaborer à distance
- Une gestion de projet moderne
- Une vraie flexibilité indispensable à la créativité
- De répondre à des besoins métiers spécifiques
- De s’intégrer aux autres outils de l’entreprise
Pourquoi se faire accompagner dans la mise en place de Notion pour son entreprise ?
Afin de produire les effets escomptés, la mise en place de Notion dans une entreprise requiert une certaine vigilance. De nombreux « pièges » peuvent survenir et enrayer cette volonté d’adoption de l’outil. Se faire accompagner par un consultant Notion expérimenté permet de les déjouer.
Voici quelques problématiques formulées par des clients lors de notre première prise de contact :
Je sais que Notion est un super outil mais je vois bien que je m’y prends mal. Je sais le résultat que j’attends mais n’arrive pas à le mettre en place.
Je regarde des vidéos très intéressantes sur Notion mais c’est très difficile d’appliquer ce que je vois à mon entreprise.
J’ai tenté de passer la gestion de projet sur Notion mais je n’ai pas assez de temps à y consacrer, ça traine là, et ça devient urgent on a besoin d’y voir plus clair.
J’utilise Notion de mon côté et je saisis le potentiel qu’il y a pour l’entreprise. Aujourd’hui j’ai du mal à impliquer mes collègues sur le projet.
De l’intérêt d’être épaulé par un expert.
Au delà de la prise en main de l’outil, c’est ce que l’on en fait qui importe. Utiliser Notion avec pertinence appelle des compétences avisées en matière de management de projet et de théories des organisations. Une expérience éprouvée en accompagnement à la transition constitue un atout majeur en faveur de la réussite du projet.
- Espace Notion sur-mesure qui épouse la réalité de l’entreprise,
- Prise en main accélérée des parties prenantes,
- Transfert d’expérience permettant d’adopter les meilleures pratiques,
- Interlocuteur privilégié post-livraison
- Temps d’apprentissage de l’outil prolongé,
- Prise de recule difficile sur les besoins organisationnels de l’entreprise,
- Mise en place de process non optimisés rendant caduque l’utilisation de Notion,
- Difficulté d’impliquer tous les collaborateurs dans le projet,
- Sous-utilisation des possibilités permises par la solution,
- Mauvaise gestion des niveaux de confidentialité.
Alors, convaincu(e) ?
Voyons maintenant la méthodologie que j’utilise pour accompagner mes clients (startups, PME & indépendants) dans leur migration des process sur Notion. Il ne s’agit pas d’une recette miracle mais d’une méthode de consulting élaborée, testée et affinée par mes soins au fil de mes différentes interventions.
1. Un premier appel pour cerner la problématique
Chacun de mes accompagnements débute par un appel de découverte me permettent d’appréhender la nouvelle problématique. Cet entretien préliminaire n’a pas vocation à m’apporter toutes les informations nécessaires à la réalisation du projet. L’objectif est plutôt de faire connaissance avec le client. C’est aussi l’occasion d’en savoir suffisamment pour être en mesure d’élaborer une proposition commerciale appropriée aux besoins de l’entreprise.
Pour ce faire, je récolte alors les informations suivantes :
La taille de la structure
Le problème rencontré
- La demande,
- Le contexte,
- L’organisation quotidienne des parties prenantes,
- Les outils de collaboration utilisés,
- Ce qui pose problème au quotidien,
- Le niveau de maturité des équipes sur Notion,
- Etc.
Le business model de l’entreprise
Ok, et ensuite ?
En fonction des informations récoltées, je propose généralement une des deux prestations suivantes :
Coaching Notion 1:1
Ce service est généralement destiné aux indépendants.
Accompagnement Notion complet
Ce service est destiné aux PME en forte croissance
2. Une phase d’audit, pour une compréhension profonde de la structure et des besoins
La qualité d’un consultant tient d’abord à sa capacité à cerner chaque problématique avec précision. Pour être en mesure d’élaborer une solution pertinente il convient de réaliser un audit rigoureux. La durée nécessaire dépend directement de la complexité du projet.
Concrètement, il s’agit de partir des éléments récoltés lors de l’appel de découverte pour les approfondir. Mon premier métier est le marketing, je me sers de frameworks propres à cette discipline pour obtenir une compréhension exhaustive du business du client. Je cerne également les aspects relatifs au management et aux opérations.
Je me penche plus en détails sur :
- Les process actuels,
- La collaboration dans l’entreprise,
- Les différents niveaux d’accès à l’information.
Lors de cette étape, le client me transmets les ressources qu’il juge pertinent à la bonne compréhension de l’organisation. En complément, je m’entretiens avec les parties prenantes clés.
Lorsque l’audit est terminé, nous sommes prêts à entrer dans la phase de développement du workspace Notion d’entreprise.
3. La co-construction d’un environnement Notion sur-mesure
Avant de construire le Notion, je réalise un schéma de la structure du futur Notion. Pour ce faire j’utilise l’outil Miro. Ce schéma permet de simplifier le projet aux yeux du client. Cela sert de base d’échange afin de faire valider la structure du Notion envisagée.
Une fois la structure validée, je passe au développement de l’architecture des pages, des bases de données, des vues, des dashboards, les automatisations Make avec d’autres outils, etc.
Voici quelques exemples de bases de données possibles à réaliser sur Notion :
- Base de données Contact,
- Base de données Entreprise,
- Base de données Projet,
- Base de données Tâche,
- Base de données knowledge management,
- Base de données métier : pipeline de création de contenu pour un social, media manager, pipeline RH, Pipeline commercial, pipeline SEO, etc.
Je tâche de tirer le meilleur de Notion en réalisant des outils métiers sur-mesure. Mon approche exclut le recours à des templates préconçus qui colleraient idéalement à toutes les entreprises.
D’un point de vue pratique, il m’arrive de développer le workspace Notion du client sur mon propre Workspace, puis de procéder à une migration lors de la livraison.
4. Accompagner les collaborateurs pour une prise en main efficace du Notion
Enfin, je propose des solutions d’accompagnement à la transition à l’adoption de Notion. En voici les principales :